籌辦一場成功的研討會需要詳細的計劃和執行。以下是完整的作業流程，幫助您組織高效的研討會。

一、確認活動目的與需求

首先，需要明確這次研討會的目的。是為了品牌推廣、技術展示，還是尋找潛在客戶？接著，確認目標聽眾、活動規模、舉辦時間和天數，以及是否需要分場。確定是否需要展示品，並在內部會議中決定這些基本信息。

二、尋找場地

根據活動需求選擇合適的場地，場地的選擇需要提前預訂。根據活動規模和預算，選擇會議中心、藝文場地或飯店場地，並確保場地符合活動需求。

三、撰寫活動企劃書

確定場地後，撰寫活動企劃書，包括活動目的、目標、主題、目標聽眾、日期和地點、初步議程、講題方向和預計邀請的講師。放上時程表和廣宣計畫，確保各項工作有序進行。

四、研討會主題、講師邀約、講題和議程規劃

根據研討會主題邀請相關講師，明確講師的講題和演講時間，並請講師提供最終的講題和講義電子檔。

五、會議網頁、廣宣素材製作、報名系統建置、媒體露出

製作會議網頁，建置報名系統，收集參加者信息。透過EDM廣發招生，並在公司官網放置Banner。針對公眾安排媒體露出EDM，確保廣宣素材按時供稿、測試和發布。

六、報名統計

廣宣起跑後，每周統計報名資訊，根據報名情況調整廣宣策略，確保活動達到預期目標。

七、活動前一周準備

蒐集講義電子檔、排版與印製，分配工作人員、製作工作手冊、準備司儀台詞、打包展品和物資、訂茶點和準備贈品。製作學員簽到表，並發送活動出席提醒信。

八、活動當天執行

確保所有設置和準備工作就緒，與工作人員密切配合，確保活動順利進行，解決突發問題。

結語

籌辦研討會需要詳細的計劃和有效的執行。新動力公關擁有豐富的經驗和專業的服務，將幫助您成功籌辦每一次研討會。如果您正在尋找一家可靠的公關活動策劃和執行公司，歡迎聯繫新動力公關，我們將為您提供一站式解決方案。